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公务卡的使用及财务报销程序

发布时间:2016.11.24
 新闻来源:洛阳高新技术创业服务中心有限公司

    预算单位实行公务卡结算方式后,原则上不再使用现金支付。公务卡支付结算的范围,主要是市级预算单位原使用现金结算的公用经费支出和项目经费支出,包括差旅费、招待费、会议费和零星购买支出等。持有公务卡的工作人员应当妥善保管公务卡,规范使用公务卡办理公务支出支付结算业务,须取得发票等财务报销凭证和有关银行卡消费凭证,作为报销依据,并及时向财务部门申请办理报销手续。持卡人在执行公务中不允许通过公务卡提取现金,只能用于转帐支付。公务卡也可用于个人支付结算业务,但不得办理财务报销手续,单位不承担个人消费引致的一切责任。

 一、公务卡结算方式的适用范围 

 1.行政事业单位原使用现金结算方式的零星商品服务支出,包括差旅费等费用; 

 2.行政事业单位原使用转帐结算方式的小额商品服务支出,包括设备购置费、办公费、会议费、维修费、招待费、培训费等费用。 

二、实行公务卡结算方式改革后,单位原则上不再使用现金结算,也不再向职工个人办理借款。特殊情况下职工确需借款的,经批准后,财务部门将借款从零余额账户、基本户或单位卡(以下称单位账户)划入借款人的个人结算账户(含个人公务卡和个人储蓄卡),不得以现金方式支付;执行公务所需支出应使用个人卡结算和报销。因此,到财务部门办理公务支出结算和报销时,应带个人公务卡和建行储蓄卡。     

三、个人公务卡结算的基本流程 

 1.小额公务支出原则上均应使用公务卡办理公务支出的结算。如支出项目超过公务卡授信额度,或者报销期限可能超过公务卡免息透支期,或者办理一些无法用公务卡结算的公务支出,可以事先申请借款,经批准后从单位账户划入个人账户; 

 2.职工因公务活动的需要,使用个人卡刷卡消费后,在个人卡透支免息期内,凭合规的POS消费凭条和发票办理报销手续。单位财务部门通过公务卡支持信息系统,对刷卡消费信息进行审核确认无误后,从单位账户将报销款项划入相应的个人账户进行还款。     

四、个人公务卡报销流程 

1.持卡人在公务刷卡消费3天后,凭发票、POS消费凭条等单据,按财务报销程序报批。

2.财务人员在查询核对公务卡信息库中的卡号、金额、刷卡时间等与公务卡支出凭条和发票一致时,予以办理报销手续。 

3.出纳人员凭审批手续完整的报销单据,从单位账户将报销资金划入个人账户。    

4.因个人商业服务网点无法使用银行卡结算,或因公务卡损坏等原因无法使用公务卡刷卡消费的,经办人员需作出说明。 

5.因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应款项退回所在单位财务部门,并按单位财务部门规定办理相关手续;个人退付单位的款项,应通过个人银行卡将需退付的款项划入单位财务指定的账户。

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